Redigera exporterad data

Vidare information om import-, export- och hur man redigerar exporterad data hittar du i artikeln Import och export - översikt.

Du kan redigera exporterad data från din butik med ett externt program. Vanligtvis redigerar du exportfiler i formatet CSV.

Redigering av exportfiler med ett externt program kan orsaka olika fel. Läs noggrannt igenom den här sidan innan du redigerar en exportfil och importerar den i din butik igen.

Vi rekommenderar att använda det fritt tillgänliga programmet OpenOffice Calc för att redigera CSV-filer. Microsoft Excel kan automatiskt ändra filens formattering, vilket kan skada den.

Hur är CSV-filer strukturerade?

CSV-filer har alltid samma struktur, oavsett vilken typ av data de innehåller.

Den första raden innehåller kolumnernas namn. Från och med den andra raden kommer det faktiska innehållet. Varje post (t.ex. varje produkt) visas i en ny rad.

Om du öppnar en CSV-fil med ett externt program som t.ex. OpenOffice Calc, så sorteras datan automatiskt in i kolumner. För produktexportfiler är dessa kolumner t.ex. produktnamn eller listpris. Raderna innehåller sedan information för de individuella posterna, alltså t.ex. produkterna.

Vänligen observera följande angående CSV-filer:

  • Om du ändrar en befintlig rad och sedan importerar filen i butiken igen, så kommer motsvarande värden i databasen för din butik att ersättas med värdena från importfilen.
  • Du bör bara radera kolumner i undantagsfall, eftersom detta snabbt kan leda till fel. Om du raderar en kolumn och importerar filen i butiken igen, så kommer värdena från den raderade kolumnen inte att ändras i databasen för din butik.
  • Under inga omständigheter bör du ändra rubrikerna i första raden. Alla andra rader kan ändras av dig.
  • Lägg inte till nya kolumner.
  • Du kan lägga till nya rader (och därmed nya poster, som produkter).
  • Du kan ändra ordningen på kolumnerna.
  • Eftersom en del exportfiler innehåller många kolumner, kan de vara ganska förvirrande. Med Calc och liknande program, kan du dölja kolumner som inte är relevanta. De här kolumnerna är då fortfarande kvar i filen, men de visas bara inte för dig.
  • Du kan inte radera poster med hjälp av exportfiler. Du måste alltid göra detta direkt i butiksadministrationen.

Hur redigerar jag en CSV-fil med Calc (OpenOffice)?

1. Exportera en CSV-fil i butikens administration och spara den på din dator. För mer information, läs Import och export - översikt.

2. Skapa en säkerhetskopia av filen.

3. Starta OpenOffice Calc eller öppna ett nytt OpenOffice kalkylark.

4. Öppna den exporterade filen i Calc.

5. Nu behöver du göra några justeringar i formateringen av filen.

Alternativ

Beskrivning

Character set

När du exporterade filen från butiksadministrationen valde du en viss kodning - t.ex. “Standard (UTF-8)”. För Character set, väljer du det matchande alternativet.

From row

Det här värdet ska vara "1".

Separator options

Välj Separated by och sedan den avgränsare som du valde när du exporterade filen från butiksadministrationen, t.ex. "semilkolon (;)". För Text delimiter, bör citatmärkena förbli markerade.

6. Välj Ok.

7. Filen har nu öppnats. Du kan nu redigera den.

8. När du är klar sparar du filen.

Filen sparas på din dator och du kan nu importera den i butiken igen. För mer information, läs Importera data.

Hur lägger jag till en ny post?

Import och export av filer är speciellt användbart när man vill lägga till många nya dataposter utan att behöva lägga till var och en separat i butiksadministrationen.

Varje datapost (t.ex. varje produkt) visas på sin egen rad. Bästa sättet att lägga till nya poster är att kopiera en av de befintliga raderna och lägga till den längst ner i listan. Om möjligt, välj en rad med information som är liknande den nya du vill lägga till. Då har du redan en bra bas för den nya posten.

Den viktigaste kolumnen är "ID [Alias]": Varje datapost (varje rad) måste ha ett individuell id. Detta id används för att kontrollera om dataposten redan finns eller inte.

Vad behöver jag veta om att redigera vissa typer av data?

Produkter

  • Observera att under importen av produkter så importeras också lagernivån. För att undvika detta kan du radera den kolumnen.

Kategorier

  • För att lägga till nya kategorier är följande kolumner obligatoriska:
    • "[Alias]"
    • "[Class]"
  • Om det inte finns data i kolumnen "[Parent]", så hamnar kategorin direkt under startsidan.

Kategori-/produkttilldelning

  • Den här filen innehåller endast information om vilka produkter som finns i vilka kategorier.
  • Produkterna och kategorierna som finns i den här filen måste redan finnas i din butik. Om du lägger till nya produkter och/eller kategorier i filen och sedan importerar den, kommer de inte att läggas till.

Produkttyper

  • Den här filen innehåller inte bara produkttyperna, utan även attributen och dess värden.

Kunder

  • I kolumnen "[BillingAddress.Country]" och "[ShippingAddress.Country]" definieras landen med hjälp av landskoder (t.ex. SE för Sverige och GB för Storbritannien). Du hittar en lista med alla dessa landskoder här.